A tecnologia auxiliou (e muito) a área contábil, principalmente com os benefícios de realizar determinados procedimentos de forma eletrônica. Porém, alguns pequenos problemas podem surgir, como é o caso da nota fiscal denegada.
A nota fiscal denegada é um problema enfrentado diariamente por pessoas que lidam com a emissão desse tipo de documento. A boa notícia é que existem causas muito específicas para que uma NF-e seja enquadrada nessa situação, tornando mais simples o trabalho do profissional do ramo.
Neste artigo, mostraremos algumas dicas, informações e ações que devem ser tomadas quando uma nota fiscal é denegada. Quer saber mais? Continue a leitura e descubra.
O que é uma nota fiscal denegada?
Entre as inúmeras situações em que a emissão de uma NF-e não é permitida está a denegação. Uma nota fiscal é denegada quando ocorre algum problema ou irregularidade em sua emissão, que pode estar ligada diretamente à empresa destinatária ou emissora do documento fiscal.
Nessa situação, a nota fiscal denegada tem o seu número registrado, impedindo que ele seja reutilizado, além de permanecer no arquivo contábil. Também vale ressaltar que ao estabelecimento não é permitida a realização do faturamento dessa nota.
Por que uma nota fiscal é denegada pela SEFAZ?
Inicialmente, você precisa saber que, para que uma empresa possa negociar, comprar e vender produtos, ela precisa ter regularidade fiscal junto aos órgãos de fiscalização estaduais. Nesse caso, tais institutos são as Secretarias de Estado de Fazenda dos entes federativos — mais conhecidas como SEFAZ.
Esses órgãos são os responsáveis por autorizar a emissão de uma nota fiscal eletrônica: você preenche o documento em seu software, assina e transmite à Secretaria da Fazenda do seu estado. A SEFAZ, por sua vez, autoriza ou não a emissão do documento fiscal.
Na maioria dos casos, a denegação de nota fiscal ocorre quando uma empresa tem problemas em seu cadastro perante a SEFAZ. Ou, ainda, quando a Inscrição Estadual (IE) está com alguma pendência que a deixou em status de suspensa, cancelada, baixada ou em processo de baixa.
O problema na IE pode ser ocasionado por inúmeros motivos. Confira alguns deles:
- a própria baixa da empresa;
- quando a empresa deixa de cumprir alguma obrigação acessória por certo tempo;
- quando o estabelecimento deixa de realizar alguma atividade que exigia a Inscrição Estadual, entre outros itens.
Fique atento, pois essa irregularidade pode ser constatada na empresa que emite ou recebe a nota fiscal eletrônica — afinal, as Secretarias da Receita Estadual têm o controle de todos os documentos fiscais que são cadastrados, bem como os dados das empresas que enviam notas para aprovação.
A denegação das notas fiscais é um modo de combater a sonegação de impostos e uma maneira da SEFAZ ter maior controle sobre as operações realizadas. Portanto, deixar seus dados atualizados é a melhor forma de evitar problemas no momento de emitir notas.
Em quais situações uma nota fiscal é denegada?
Como mencionado, uma nota fiscal é denegada a partir da presença de irregularidades fiscais no cadastro da empresa, seja ela a emissora ou receptora da NF-e em questão. Confira os principais motivos de denegação de notas fiscais:
- erro 301: Inscrição Estadual do emitente em situação irregular perante o fisco;
- erro 302: Inscrição Estadual do destinatário em situação irregular perante o fisco;
- erro 303: destinatário não autorizado a atuar na Unidade Federativa (UF).
Portanto, além dos problemas relacionados ao cadastro da Inscrição Estadual do emissor ou destinatário, uma NF-e pode ser denegada pelo simples fato de o destinatário não estar autorizado a prestar serviço no estado.
A denegação de uma nota fiscal, em outras palavras, ocorre quando existem informações contraditórias prestadas pela empresa, além da ausência de determinados dados nos cadastros fiscais. Para o total funcionamento de um estabelecimento no país, todos os dados precisam estar atualizados e apresentarem idoneidade.
O que a lei informa sobre a nota fiscal denegada?
O Ajuste SINIEF de 2005 dita que a denegação da autorização de uso da NF-e ocorre em virtude de irregularidades fiscais do emitente e, a partir dos critérios de cada estado, de irregularidades do destinatário.
Além disso, a norma prevê que o arquivo digital já transmitido deve ficar arquivado na administração tributária para consulta. A sua identificação é “Denegada a Autorização de Uso”.
Também é preciso ressaltar que, como previsto, cada Unidade Federativa pode legislar a respeito do tema. Caso você tenha alguma dúvida mais específica, vale consultar a legislação do seu estado: a melhor maneira de evitar problemas é manter-se informado.
Entendido o conceito, bem como as causas da nota fiscal denegada, vamos mostrar como você deve agir quando constatar esse tipo de problema em sua empresa. Continue a leitura!
O que fazer em caso de nota fiscal denegada?
Antes de qualquer coisa, você precisa saber se o motivo da denegação partiu da sua empresa ou de um cliente. Sabendo a origem do problema, você saberá como proceder de forma mais eficiente.
Quando a questão é interna, será necessário entrar em contato com a SEFAZ do seu estado e verificar a pendência. Alguns órgãos oferecem o atendimento on-line por meio de agências virtuais, enquanto outros requerem o agendamento de uma conversa presencial.
Se o problema vier de seu cliente, você deverá solicitar que ele resolva a situação junto ao fisco. Vale lembrar que uma nota fiscal denegada perde toda a sua validade jurídica: ela ocupará um número na sequência, mas não terá qualquer efeito nas empresas que tenham relação com o processo de compra e venda.
Como evitar esses erros?
Uma das ações que você pode aplicar em sua rotina é conferir a regularidade de sua empresa com o fisco de forma periódica. O ideal é que essa verificação seja realizada mensalmente, afinal, a legislação fiscal muda com muita frequência e novos procedimentos e obrigações surgem com muita rapidez.
Geralmente, esses problemas podem estar vinculados à falta de cumprimento de algumas obrigações acessórias, como SPED Fiscal ou outras declarações e informações que devem ser enviadas ao fisco periodicamente.
É necessário, portanto, estar sempre em contato com o seu contador para verificar se todas as obrigações acessórias estão sendo devidamente cumpridas. Confira, também, o cumprimento dos prazos exigidos pela lei.
Outra saída é utilizar um sistema informatizado de verificação de documentos fiscais. Dessa forma, o software verificará a situação de um documento fiscal e não emitirá um DANFE caso determinada empresa não esteja em dia com a SEFAZ.
Como consultar uma nota fiscal denegada?
A denegação da nota fiscal pode ser acusada no momento em que ela é enviada para autorização da Secretaria da Fazenda Estadual. No entanto, você também pode consultar essa situação no Portal da Nota Fiscal Eletrônica por meio da sua chave de acesso.
Qual a diferença entre nota fiscal denegada e rejeitada?
Muitas pessoas confundem o conceito de nota fiscal denegada com nota rejeitada, porém, essa confusão, além de equivocada, pode prejudicar a sua empresa. Quanto maior a demora para identificar a situação, maior o tempo para resolução do problema.
A nota fiscal rejeitada ocorre por problemas originados da empresa emissora. Ou seja, eles podem ocorrer quando:
- o profissional da área fiscal comete erros no cadastro do destinatário;
- a tributação é informada incorretamente ou com faltas;
- ou, ainda, quando o cadastro de produtos é feito de forma incorreta.
Diferentemente da nota fiscal denegada, a nota rejeitada não é gravada pela Receita Estadual. Portanto, o número sequencial não é computado e inutilizado, como ocorre no caso da denegação.
Em outras palavras, a nota fiscal denegada é um erro relacionado à situação cadastral da empresa com relação ao fisco. Por outro lado, a rejeitada pressupõe que existem pendências no cadastro do emissor ou na forma que a nota fiscal é emitida. No primeiro caso, temos a inutilização do número sequencial e, no segundo, não há esse impedimento.
Fonte: https://blog.conexaonfe.com.br/nota-fiscal-denegada-entenda-o-que-e-e-como-resolver/
Todos os direitos reservados para